Quels outils digitaux pour une collaboration efficace dans votre équipe ?

Comment choisir l’application de visioconférence, de messagerie ou de stockage appropriée ? Découvrez les recommandations de Julie Rouaud Carrière, chargée de cours en gestion de projet auprès de l’institut Romandie Formation, et coach en développement individuel et organisationnel.

Les logiciels d’échanges internes de type Slack se sont développés en entreprise. S’agit-il d’un gadget de plus ou d’un nouveau besoin ?

Julie Rouaud Carrière : En effet, beaucoup d’entreprises utilisent des outils comme Slack, qui permettent d’échanger en temps réel, au sein d’un ou plusieurs groupes de discussion, depuis son poste de travail ou son smartphone, tout au long de la journée.

Slack, comme d’autres de ses concurrents, répond à de nouveaux besoins. Néanmoins, il s’avère aussi une plateforme supplémentaire pour les équipes, qui se rajoute à beaucoup d’autres ! Sans remplacer une application de visioconférence ou un disque dur partagé, Slack apporte un juste niveau de communication pour des groupes de travail définis (pouvoir réaliser des visioconférences, chatter par messagerie, disposer d’un espace où partager des documents et garder des traces de ses conversations.)

Aujourd’hui, ces fonctionnalités sont devenues incontournables pour bon nombre de secteurs. Les outils qui y font appel fluidifient la communication, la rendent plus transparente, permettent un travail collaboratif à distance, impliquent et responsabilisent leurs utilisateurs. Cependant, tous ne sont pas forcément pertinents. Ils dépendent beaucoup de la culture et des pratiques de l’organisation.

Pour qui sont pensés ces outils collaboratifs ?

Slack, par exemple, reste adapté pour les équipes qui fonctionnent en mode « projet » avec des personnes à distance, ou bien pour des missions transversales entre départements d’une grande entreprise, filiales d’une multinationale, voire d’organisations différentes. Il permet d’échanger des fichiers assez légers, un peu comme Google Drive.

Le réseau B-LAB avec qui je collabore, réunit des individus et organisations à travers toute la Suisse. Il utilise des canaux Slack partagés, mais aussi Google Meet et Google Docs pour discuter et partager des documents. Ces solutions permettent d’intégrer facilement des personnes ou des équipes externes. Cela apporte aussi une réactivité et une dimension décentralisée, pratique pour des projets évènementiels et de dimension nationale, voire internationale.

Comment cette évolution touche-t-elle des secteurs d’activité traitant des données personnelles (banques, assurances…) ?

Aujourd’hui, toutes les entreprises doivent protéger leurs données et celles qu’elles récoltent. Le renforcement récent de la nLPD en est un bon exemple. Les entreprises qui traitent des données particulièrement sensibles, comme les banques ou assurances, doivent être particulièrement vigilantes sur ces aspects. Les outils collaboratifs ne semblent alors plus appropriés, et ces structures développent leurs propres solutions internes.

Néanmoins, pour collaborer avec l’externe, je recommanderais :

– Skype for Business, qui ne permet pas de partage de documents.

– Teams qui assure désormais un niveau correct de protection (les données sont stockées en Suisse).

– Sharepoint, qui permet de créer des répertoires de documents tout en gérant les accès de façon personnalisée. C’est une solution pour pallier l’absence d’outil de stockage partagé, qui reste plus ou moins participative et conviviale.

Pourquoi la convivialité est-elle si importante ?

C’est un point non négligeable ! Toute solution d’entreprise doit être facile d’accès. Au travail, on n’a pas de temps à consacrer pour comprendre une solution ou pour chercher des documents. C’est un facteur de démotivation important. Il faut un outil facile d’utilisation et intuitif, quel que soit le niveau d’organisation du salarié, et il faut donner envie aux collaborateurs, sinon ils ne les adoptent pas !

Peut-on imposer un outil à une personne récalcitrante dans une équipe ?

Un manager peut l’imposer, évidemment, mais ce n’est bien entendu pas l’idéal. L’outil doit donner confiance et envie. Les collaborateurs doivent y trouver un intérêt. Sinon cela s’apparentera juste à une tâche supplémentaire, qui fait faire le travail à double !

Comment susciter l’adhésion à ces solutions ?

Toute solution doit être un vrai outil de travail. Elle doit donc être introduite, expliquée, pertinente, bref, faire partie du quotidien !

Le travail doit se faire directement depuis l’outil. Par exemple, si vous envoyez un document en pièce jointe d’un mail et indiquez que ce document se trouve sur un dossier partagé, personne n’ira le chercher. Enregistrez-le plutôt en ligne et indiquez aux collaborateurs où il se trouve.

De plus, un outil collaboratif doit faire gagner du temps. Inutile de faire une réunion d’une heure pour réfléchir sur des idées, car tout le monde peut commenter un document partagé. Un brief de quinze à trente minutes suffit ensuite pour faire un résumé de l’ensemble des commentaires.

Peut-on éviter le syndrome de l’« écran noir » lors de visioconférences ?

La pratique d’éteindre sa caméra s’est en effet répandue. Or, parler à un écran noir a ses limites. Pour une formation ou un webinaire avec un grand public, cela n’a pas d’intérêt d’inciter les participants à allumer leur caméra, mais pour un groupe de deux à quinze personnes, il ne faut pas hésiter à insister.

Dans la communication quasiment tout se joue dans le non verbal. Voir le visage des gens permet tout de suite de savoir s’ils comprennent, s’ils sont lassés, etc. La communication en visioconférence est déjà détériorée, alors garder allumée sa caméra permet de conserver des relations de qualité.

Comment éviter que se forment des sous-groupes sur les outils de discussion ?

De même qu’on ne peut pas éviter des conversations autour des machines à café, on ne peut pas éviter que des sous-groupes existent sur WhatsApp, Slack, etc., voir que des conversations professionnelles dérivent.

Si ces conversations ont pour point commun de se plaindre, de partager des angoisses ou questionnements professionnels, il faut réagir. Aux managers et plus largement à l’organisation d’éviter les conversations de comptoirs en communiquant et en apportant des informations pour éviter les mythes, fantasmes ou ragots de couloir.